Hoe je als coach goed gebruik kunt maken van de komkommertijd

Juli en augustus staan bekend als de 'komkommertijd', een periode waarin het voor personal trainers, coaches en sportschoolhouders, rustig is. Dit komt natuurlijk omdat veel mensen (lees: jouw klanten) op vakantie zijn en genieten van zon, zee, strand, lekker eten en drinken. Dit maakt de zomerperiode vaak tot een uitdagende tijd. Het is letterlijk een uitdaging om jouw klanten fit te houden, maar het is figuurlijk vooral een uitdaging om jezelf (lees: jouw business) commercieel gezien fit te houden. Minder klanten en nieuwe aanmeldingen (leads) kunnen zorgen voor dalende inkomsten en een lage(re) omzet. Maar.. wat als we deze komkommertijd juist gebruiken om de voorbereidingen te treffen voor een succesvolle nazomer? In deze blog geven we je 3 strategieën om als coach fit de zomer door te komen. Lees snel verder!
 

Ga jij voor active recovery?

Wat adviseer jij jouw klanten altijd: ga voor actief herstel en maak goed gebruik van rustdagen. Toch? Zo vlieg jij zelf de zomerperiode aan! Je gebruikt de rust om actief plannen te maken voor de rest van het jaar. Dit geeft je een voorsprong als jouw klanten (en concurrenten) straks weer terug zijn van vakantie en je weer wordt geleefd door waan van de dag.

Hieronder hebben we 3 strategieën voor je uitgewerkt, compleet met voorbeelden van hoe je hiermee aan de slag kunt gaan. Deze zijn gericht op:

• Ledenbehoud (retentie)
• Nieuwe aanmeldingen (leadgeneratie)
• Proces optimalisatie

Tip: kies één strategie om mee aan de slag te gaan. Of één onderdeel per strategie. Zo behoud je focus en blijf je daadwerkelijk fit. Want, ook al ga je nog zo voortvarend van start, je redt het nooit om alles in één zomer te doen.

Je klanten hebben zich, onder jouw begeleiding, suf getraind voor hun summerbody. En nu zijn ze topfit in de auto, trein of het vliegtuig gestapt om te gaan shinen met hun strakke lijf. Terecht ook, maar aan iedere vakantie komt (helaas) weer een einde. En tien keer raden wie er daarna weer voor hen klaarstaat? Juist.. jij! Jij helpt ze om die cocktails, ijsjes en pizza’s te verbranden en de overtollige vakantie kilo’s weer kwijt te raken.

Strategie 1: ledenbehoud (retentie)

Je kunt de voordeur openzetten voor wat frisse lucht, maar je kunt ook de achterdeur dicht houden en de airco aanzetten! Hieronder zetten we 3 opties voor je op een rijtje:

1. Organiseer een aantal leuke zomer challenges om klanten die thuis zijn of blijven extra te motiveren. Of juist om klanten die op vakantie zijn te stimuleren om ook daar in beweging te blijven. Denk aan een 14-daagse ‘Zo stijf als een plank’ challenge. Of een ‘Lekker lopen op vakantie'-stappenteller. Koppel hier een leuke prijs aan voor de winnaar.
2. Laat jouw klanten tijdens hun vakantie pronken met het behaalde resultaat, zodat jij weer kunt pronken met jouw klanten. Denk aan een leuke zomerse give-away om jouw klanten te motiveren om, vanaf hun vakantieadres, foto’s en video’s te delen op social media en jou hierin te noemen en taggen. Dit creëert niet alleen een gevoel van trots en betrokkenheid binnen jouw community, maar geeft jou de mogelijkheid om user generated content te gebruiken. Je hoeft alleen nog maar te reposten!
3. Bied limited edition zomer lidmaatschappen of programma’s aan. Je zou bijvoorbeeld een ‘Summer flex’ abbo beschikbaar kunnen stellen, waarbij klanten voor een maand naar keuze maar 50% van hun reguliere abonnementskosten betalen (ervan uitgaande dat zij van die maand tenminste 2 weken op vakantie zijn). Je kunt ook denken aan een ‘Keep it cool’ ochtend abbo voor een daltarief. Klanten kunnen dan op warme zomerdagen ‘s ochtends vroeg (tussen 7.00 en 10.00 uur) gaan sporten.

 

Strategie 2: nieuwe aanmeldingen (leads)

Op vakantie zijn is voor veel mensen ook confronterend, want stiekem hadden we misschien wat fitter willen zijn, wat lekkerder in ons fel of wat strakker in ons lijf willen zitten. De zomer staat daarom niet alleen gelijk aan massale leegloop. Maar je kunt, als je slim inspeelt op de uitdagingen en behoeften van jouw doelgroep, ook gaan voor een gezonde inloop in juli en augustus. Hieronder hebben we 3 opties voor het genereren van nieuwe aanmeldingen (leads) voor je op een rijtje gezet:

1. Een introductieaanbieding, zoals een gratis ‘Summer Saturday’ bootcamp. Of een speciaal zomer abonnement dat in de maanden juli en augustus kan worden afgesloten. Vanuit sociaal perspectief kan het ook werken om een ‘bring a friend’ of ‘bring your family’ te organiseren. Je kunt ook slim inspelen op het Nederlandse vakantiepubliek. Er zijn altijd mensen die in de omgeving op vakantie zijn en wél graag willen blijven trainen. Zorg ervoor dat je hier een dag/weekpas of ‘drop-in’ voor in de kassa hebt staan.
2. Zet een ‘Fit de zomer door’ 6 weken online programma op. Zolang de intake maar in levende lijve heeft plaatsgevonden, kan iemand daarna gewoon zelf aan de slag gaan aan de hand van een voedingsschema en/of trainingsplan. Klik hier om de mogelijkheden van de VYTAL app voor coaches te ontdekken. En na die 6 weken ga jij natuurlijk je best doen om hem of haar met een regulier lidmaatschap te mogen inschrijven!
3. Organiseer een actie of activeer ad-hoc een ‘Hittegolf korting’. Hoe hoger de temperatuur is, hoe hoger de korting op een lidmaatschap of abonnement is. Denk wel na over actievoorwaarden en zorg ervoor dat deze ook bekend zijn bij het team en je collega’s.

 

5 leadgeneratie tips

Ga je in juli en augustus richten op nieuwe aanmeldingen? Dan volgen hier 5 praktische tips voor zomerse leadgeneratie:

• Creëer content die prikkelt, uitdaagt en inspeelt op de behoefte van de doelgroep. Gebruik een zogenaamde ‘lead magnet’, zoals een gratis ‘Fit de zomer door’ trainingsplan of een gratis proefles of bootcamp sessie. Kies voor de promotionele uitingen voor aantrekkelijk beeldmateriaal en wervende teksten die de zomer vibe uitstralen.
• Post op tijden dat mensen ontspannen en op social media zitten, zoals 's avonds of in het weekend. De frequentie kan best wat omlaag tijdens de zomer, zolang de timing klopt!
• Optimaliseer je website (SEO) voor lokale zoekopdrachten. Veel mensen zoeken naar "fitness op vakantie [land][regio]" of "gezonde restaurants in [locatie]".
• Speel in op actuele trends in je marketingcampagnes. Denk aan populaire zomerse sportactiviteiten, recepten, specifieke diëten, uitdagingen of gezondheidsdoelen.
• Blijf aanwezig en zichtbaar op social media, met content en nieuwsbrieven om top-of-mind te blijven bij je doelgroep. Ook al is iedereen fysiek afwezig en op vakantie, vanaf onze mobiele telefoon zijn we altijd online en staan we altijd ‘aan’.

 

Strategie 3: proces optimalisatie

De zomerperiode is hét moment om letterlijk alles op te frissen en achterstallig onderhoud te doen. Dit geldt zowel voor jouw sportschool of locatie, de (commerciële) bedrijfsprocessen en administratief werk. Er zijn 3 pijlers om mee aan de slag te gaan.

Pijler 1: Locatie & team

1. Plan een grote schoonmaak- en klusdag. Of week. Of marathon ;) Benut de tijd en verminderde drukte door gepland (en uitgesteld) onderhoud en reparatie werkzaamheden te doen. En organiseer een collectieve schoonmaaksessie of regel een grondige schoonmaak door een externe partij. Wie weet gooi je er nog een schepje bovenop door te investeren in een nieuwe veelgevraagde machine of een extra ruimte in te richten. Die klanttevredenheid schiet omhoog na de zomer!
2. Maak tijd en ruimte voor bijscholing en plan een training voor jezelf en/of het team. Dit kan een fysieke workshop zijn, toegang tot een online academy, maar ook een inspirerende spreker of workshop regelen voor op locatie of een (e-)boek, podcast of webinar(s) beschikbaar stellen. Het updaten van skills, aanleren van nieuwe vaardigheden en het opdoen van inzichten geeft vaak een enorme boost!
3. Ga voor community & teambuilding. Misschien heb je wel veel nieuwe collega’s in het team gekregen? Maak dan tijd om elkaar echt te leren kennen en de teamspirit hoog te houden. Plan een teamuitje en beloon jouw team en collega’s voor het harde werken van de afgelopen tijd. Wil je graag meer direct contact met klanten? En wil je graag meer betrokkenheid creëren tussen jouw klanten onderling en met het team? Creëer dan een (online) community, leaderboard of events om met elkaar in contact te komen en in gesprek te gaan. Een goede onderneming wordt gedragen door 1. een goed en tevreden team en 2. een blije en betrokken community!

Pijler 2: Marketing, sales & leadgeneratie

1. Update je aanbod. Kijk eens kritisch naar het huidige aanbod van lidmaatschappen, abonnementen, programma’s en producten. En jouw propositie per doelgroep. Is dit nog wel actueel? Welke usp’s gebruik je? En waar en hoe bied je ze aan? Update ook de landingspagina’s op je website, de producten (en voorraad) in je webshop. Dan staat alles na de zomer weer klaar voor de start!
2. Productie van content en planning van events. Dit kan content zijn voor leadgeneratie, maar ook voor onboarding van nieuwe klanten of de klantcommunity. Denk hierbij aan blogs, video’s, social media posts, advertenties en e-books. Maar het gaat ook om het plannen van life events, zoals een zomer BBQ, en online events, zoals workshops of webinars. Je kunt natuurlijk ook aansluiten bij events die al worden georganiseerd, waar je graag zichtbaar wilt zijn.
3. Gebruik van social media en influencers. We maken allemaal gebruik van Instagram, TikTok en YouTube. En we hebben ook allemaal wel één of twee klanten met net iets te veel (of te weinig ;) volgers én een gezicht dat het wel leuk vindt om in beeld gebracht te worden. Vraag hem of haar om jou te promoten tegen een kleine vergoeding of een maand gratis sporten. Zo hoef je het niet zelf te doen.
4. Reviews en feedback verzamelen. Kijk terug op het afgelopen half jaar: wat ging er goed? Maar vooral: wat kan (en moet) beter? Kijk naar het websiteverkeer, het aantal en de kwaliteit van nieuwe aanmeldingen, je huidige omzet en retentie. Maar vraag ook je huidige klanten om feedback. Wat waarderen ze? Waar hebben ze behoefte aan? Zouden ze jouw dienstverlening aanbevelen? (NPS) Maak vervolgens onderscheid in criticasters en promotors. Beide kunnen je namelijk voorzien van input én helpen bij het verbeteren van jouw dienstverlening!
5. Referrals, cross- en upselling. Beloon klanten die meedoen met een ‘tip een vriend’ actie of klanten die uit hetzelfde gezin komen. Denk ook na over een loyaliteitsprogramma voor de ekte-ekte OG klanten. Neem ook de mogelijkheden voor cross- en upsell weer even onder de loep. Bijvoorbeeld een special of upgrade tegen een gereduceerd tarief. Of een pakketdeal van PT inclusief eetschema. 
6. Nieuwe partners en samenwerkingen. Het is belangrijk om je (lokale) netwerk te blijven onderhouden en uit te breiden. Ga op zoek naar potentiële partners voor samenwerking en reach-out. Wie weet resulteert dit wel in een leuke gezamenlijke actie of incentive met die gezonde food truck, de beautysalon of (sport)masseur!

Pijler 3: Administratie

Administratief gezien blijft er in de drukke periodes vaak een hoop werk liggen. Laten we wel wezen: het is ook niet het leukste om te doen en dus.. stellen we het graag uit. Maar, van uitstel komt afstel, dus is de komkommertijd hét moment om de administratie weer te updaten en de volledige bedrijfsvoering na te lopen. We hebben ‘m voor het gemak opgedeeld in:

1. Financieel: rapportage, omzet & facturatie. Maak financieel gezien de balans op. Welke inkomsten waren en zijn er vanuit de ledenadministratie en lidmaatschapsfacturatie? Welke omzet en marge? En welke kosten zijn er gemaakt voor locatie, personeel, marketing etc? Neem gelijk de tijd om de kwartaalaangifte (BTW) van Q2 te doen.
2. Technologie: systemen, tools en automatisering. De zomer is ook een goed moment om even te kijken welke systemen en tools er worden gebruikt voor de verschillende bedrijfsprocessen. Welke lopende licenties zijn er? Wat wordt waar voor gebruikt? En kan dit wellicht efficiënter. Vaak is er door kleine aanpassingen te doen in het proces, systemen aan elkaar te koppelen of stappen te automatiseren, grote winst te behalen. Denk bijvoorbeeld aan het onboardingsproces voor nieuwe klanten. Het plannen van een afspraak. Of het aankopen van een abonnement, programma of product in de webshop.
3. Service: klantcontact, -support en communicatie. Hoe onderhoud je contact met jouw klanten? Waar en hoe kunnen zij terecht met vragen? En hoe communiceer je over updates, wijzigingen en acties? De zomer is ideaal om alle vormen van klantcontact (telefoon, e-mail, chat, nieuwsbrief etc) weer even in kaart te brengen. Wat is de tone-of-voice? Zijn de openingstijden nog wel up-to-date? Werken alle linkjes nog naar behoren? Misschien is het leuk om her en der een persoonlijke videoboodschap toe te voegen. Ook een goed moment om de teamfoto’s weer eens te vernieuwen!

Tip: een app als VYTAL, vangt al jouw tools in één systeem. Coaching op het gebied van voeding, beweging en mindset, maar ook jouw planning, administratie en facturatie. Nieuwsgierig? Klik hier voor meer informatie of probeer het 14 dagen gratis uit.
 

Wil jij als coach fit de zomer door? Download de gratis toolkit!

Na het lezen van deze blog horen we denken: “Kom maar door met die kommer(tijd) hoor, ik ga fit de zomer door”. That’s the spirit! En VYTAL gaat je daarbij helpen. We hebben een ‘Get fit for leads’ marketing & sales toolkit opgesteld, speciaal voor coaches, trainers en andere professionals in de health- en fitnessbranche. Hierin zit een stappenplan, checklist en templates om direct mee aan de slag te gaan. Dus, waar wacht je nog op? Klik hier om deze toolkit gratis aan te vragen.